"Saber gestionar el tiempo en los espacios de trabajo es vital para tener una vida laboral sana y sustentable en el tiempo", indica el Psicólogo Organizacional & Coach, Isaías Sharon, además agrega que el estrés producido por el mal manejo de este recurso finalmente "repercute en la motivación, las enfermedades laborales, el ausentismo y absentismo".
 
Sucede que el estrés que percibe el trabajador lo atribuye a cierto desorden en el uso del tiempo, sin embargo no siempre se evidencia como una responsabilidad personal, sino que es atribuida a ciertos factores externos, ya sea jefatura, equipos de trabajo, proveedores, etc., asegura Hugo Giuliano, Coordinador Académico de Programas de Postgrado Área Organizacional y Centro de Psicología Empresarial de la Universidad del Desarrollo.
 
¿Qué situaciones afectan la gestión del tiempo?  Últimamente un gran distractor pareciera ser Internet, se utilizan horas de trabajo para navegar en sitios que nos tienen relación con éste, como redes sociales y medios de comunicación. Hugo dice que si bien existe bastante información al respecto, "no es lo único. Se ha satanizado el uso de internet como una fuente de distracción", asegura.
 
El experto agrega que la disposición de los puestos de trabajo también puede ser un gran distractor. Dependiendo de la naturaleza del trabajo que se desarrolle es cómo deben ser las condiciones del espacio laboral. No siempre se requiere de módulos que apunten a un trabajo colaborativo, porque la interrelación que esa persona o equipo tiene con sus pares tal vez no es constante y su labor requiere de un alto nivel de concentración.  Este es un aspecto que "no se debe dejar al azar a la hora de diseñar un espacio de trabajo", dice Hugo Giuliano.
 
Asimismo, Isaías dice que el hecho de no priorizar tareas, puede ocasionar que no se culmine el trabajo y se termine haciendo un poco de todo sin terminar nada. "Es importante tener una lista de las acciones concretas que debemos desarrollar durante el día de manera de tener cierta continuidad de nuestro trabajo", aclara.
 
La motivación también juega a favor a la hora de aprovechar el tiempo y ser productivos. "Muchas personas además se fugan mentalmente durante su trabajo. Esto ocurre principalmente porque aquello que realizan no es lo que realmente los motiva y apasiona, sino que es "el trabajo que tienen" simplemente", dice Sharon.
 
Ahora, ¿Cómo lograr un mejor uso del tiempo en la oficina? Los expertos entregan algunos consejos fáciles de seguir que pueden ayudar a optimizar este preciado recurso desde este preciso momento:
 
Organizar la jornada laboral: Ya sea con una agenda física o con las múltiples aplicaciones disponibles para los dispositivos digitales, se pueden organizar las jornadas  y priorizar. Hugo Giuliano dice que en "general todas las personas vinculadas al mundo del trabajo deberían ser capaces de tener una agenda ordenada de por lo menos, los próximos 10 a 15 días".
 
Uso del correo electrónico: Llevar algún tipo de orden en los correos recibidos -organizar por carpetas, equipos de trabajo, prioridades, etc.- es un factor que hace más eficiente la búsqueda de información, "permite tener mayor percepción de autoeficacia respecto al orden del tiempo y las actividades que uno tiene", sostiene el académico de la Universidad del Desarrollo.
 
Priorizar: "Eso no lo hará ni la agenda ni el correo electrónico", dice Giuliano. "Cada trabajador debe ser capaz de priorizar de acuerdo a su propia planificación, a la de su equipo y a los lineamientos que tiene la organización". En este mismo sentido, Isaías recomienda al comenzar la jornada laboral, "realizar una lista de las tareas que debe completar durante el día y priorizarlas. Esto ayudará a enfocar la atención y dar sentido de logro una vez que vayamos descartando de nuestras listas aquellas cosas que ya se encuentran realizadas".
 
Break: Ambos expertos coinciden en que tomarse ciertas pausas dentro de la jornada laboral, harán que la mente el trabajador se refresque y logre una mayor concentración y por ende mayor productividad.  Isaías sugiere "dejar ciertos tiempos de la jornada para salir del puesto de trabajo, ya sea para tomar un café, caminar un poco, hacer una llamada telefónica o alguna actividad que cause distracción antes de volver a las labores diarias del trabajo".
 
Mantener el equilibrio entre trabajo y vida personal: "Es fundamental cuidar las diferentes dimensiones de la vida. Hay momentos para el trabajo, para los amigos, para la familia y para la soledad. Si el trabajo inunda toda nuestra vida estaremos dañando otras relaciones y la posibilidad de desarrollarnos como personas más integrales y felices", revela Isaías.
 
Por su parte, Hugo reconoce que este escenario es el ideal, no obstante hay ciertos cargos o trabajos que por su naturaleza, requieren que la persona permanezca conectada más horas. Aunque muchas veces, más allá de los requerimientos del empleador está la voluntad del trabajador por querer marcar un límite. Hoy con los dispositivos móviles, se ha causado una suerte de adicción que ha muchos los ha atrapado y les imposibilita la tarea de desconectarse.
 
Hacer lo que a uno le gusta: Ningún factor generará más productividad y mejor gestión del tiempo que dedicase a lo que apasiona. "En dichos casos la motivación resulta sobresaliente y ello da más energía, concentración y pasión por las labores que se realizan", concluye Isaías.

Fuente: Educamericas